1. Regulamin świadczenia usług
1.1. Niniejszy regulamin świadczenia usług (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania z usług eventowych oferowanych przez Kravelonista, prowadzonych w formie rozrywki offline, obejmującej w szczególności wieczory tematyczne, pokerowe programy eventowe, ruletkowe atrakcje, blackjack jako atrakcja, wydarzenia firmowe oraz prywatne eventy.
1.2. Regulamin zapewnia przejrzystość zasad współpracy, precyzuje prawa i obowiązki Klientów oraz Organizatora, a także ma na celu zapewnienie wysokiego standardu bezpieczeństwa i komfortu uczestników wydarzeń.
1.3. Regulamin ma zastosowanie do wszystkich Umów zawieranych pomiędzy Klientem a Kravelonista w związku z organizacją wydarzeń i atrakcji rozrywkowych o charakterze wyłącznie rekreacyjnym i integracyjnym.
1.4. Akceptacja Regulaminu jest warunkiem złożenia rezerwacji oraz zawarcia Umowy. Złożenie zamówienia lub podpisanie Umowy jest równoznaczne z potwierdzeniem zapoznania się z Regulaminem i jego akceptacją.
2. Definicje i zakres usług
2.1. Na potrzeby Regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:
a) Organizator – Kravelonista, podmiot odpowiedzialny za przygotowanie, koordynację i realizację wydarzeń oraz atrakcji rozrywkowych offline.
b) Klient – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, która zawiera z Organizatorem Umowę w celu organizacji wydarzenia firmowego, prywatnego eventu lub innej formy spotkania.
d) Pokerowe programy eventowe – programy rozrywkowe, w których wykorzystywana jest mechanika kart i układów pokerowych, prowadzone wyłącznie w formie atrakcji integracyjnej, bez jakichkolwiek realnych zakładów finansowych.
e) Ruletkowe atrakcje – formaty rozrywkowe oparte na symbolice i mechanice ruletki, realizowane wyłącznie jako element scenariusza eventowego, bez możliwości zawierania rzeczywistych zakładów pieniężnych.
f) Blackjack jako atrakcja – program rozrywkowy oparty na zasadach gry blackjack w formie symulacyjnej, nastawionej na zabawę, edukację i integrację uczestników, bez wiążących konsekwencji finansowych.
g) Rozrywka offline – wszelkie atrakcje realizowane wyłącznie w formie spotkań na żywo, bez udostępniania gier ani narzędzi interaktywnych online.
h) Wydarzenia firmowe – spotkania organizowane na zlecenie Klientów biznesowych, w szczególności: integracje pracownicze, gale, wieczory networkingowe, premiery produktów lub inne wydarzenia o charakterze reprezentacyjnym.
i) Prywatne eventy – wydarzenia organizowane na potrzeby Klientów indywidualnych, takie jak: urodziny, rocznice, wieczory tematyczne w gronie znajomych, przyjęcia rodzinne oraz inne spotkania o charakterze prywatnym.
2.2. Usługi oferowane przez Organizatora obejmują wyłącznie rekreację, integrację i wizerunkowe uatrakcyjnienie wydarzeń, poprzez dostarczanie scenariuszy, prowadzących, dekoracji, oświetlenia, stołów tematycznych oraz innych elementów scenograficznych.
2.3. W ramach realizowanych wydarzeń nie są przyjmowane żadne depozyty, nie są realizowane wypłaty, nie są oferowane realne wygrane pieniężne ani rzeczowe, nie są przedstawiane obietnice zysku ani jakiekolwiek treści o charakterze inwestycyjnym lub hazardowym.
2.4. Wszystkie żetony, punkty, karty oraz inne elementy używane w trakcie atrakcji mają wyłącznie wartość umowną i służą celom animacyjnym, edukacyjnym lub integracyjnym, bez możliwości wymiany na pieniądze lub inne świadczenia materialne.
3. Proces rezerwacji i zawarcie umowy
3.1. Proces rezerwacji rozpoczyna się poprzez kontakt Klienta z Organizatorem za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/, telefonicznie lub drogą mailową.
3.2. Na podstawie informacji przekazanych przez Klienta (termin, miejsce, charakter wydarzenia, liczba uczestników, oczekiwany zakres atrakcji) Organizator przygotowuje wstępną propozycję programową oraz orientacyjną wycenę.
3.3. Zawarcie Umowy następuje po akceptacji przez Klienta ostatecznej oferty przesłanej przez Organizatora oraz po spełnieniu wskazanych w ofercie warunków, w szczególności w zakresie wpłaty wymaganej zaliczki lub przedpłaty.
3.4. Potwierdzeniem rezerwacji jest pisemne (w tym mailowe) potwierdzenie przyjęcia zamówienia przez Organizatora wraz ze wskazaniem kluczowych parametrów wydarzenia, takich jak: data, godzina rozpoczęcia, miejsce, zakres usług oraz przewidywany czas trwania.
3.5. Klient zobowiązany jest do przekazania Organizatorowi wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji wydarzenia, w szczególności danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za koordynację po stronie Klienta, zasad obowiązujących w obiekcie oraz ewentualnych ograniczeń lokalowych.
3.6. W przypadku rezerwacji wydarzeń firmowych Klient może zostać poproszony o przekazanie dodatkowych danych identyfikujących podmiot gospodarczy (m.in. NIP, dane do faktury), co stanowi warunek przygotowania pełnej dokumentacji zamówienia.
3.7. Wszelkie ustalenia, zmiany oraz potwierdzenia dotyczące rezerwacji powinny mieć formę umożliwiającą ich utrwalenie, w szczególności formę pisemną lub mailową.
4. Warunki płatności i rozliczeń
4.1. Ceny usług ustalane są indywidualnie na podstawie zakresu wydarzenia, liczby uczestników, terminu, lokalizacji, stopnia personalizacji programu oraz wymaganych zasobów technicznych i logistycznych.
4.2. Szczegółowe warunki płatności, w tym wysokość zaliczki, termin płatności końcowej oraz sposób rozliczenia, są każdorazowo wskazywane w ofercie lub w zawartej Umowie.
4.3. Organizator może uzależnić potwierdzenie rezerwacji od uiszczenia przez Klienta zaliczki w określonej wysokości. Brak wpłaty zaliczki w uzgodnionym terminie może skutkować anulowaniem wstępnej rezerwacji terminu.
4.4. Akceptowane formy płatności to w szczególności: przelew bankowy na rachunek wskazany przez Organizatora oraz inne formy ustalone indywidualnie z Klientem, niewiążące się jednak z przyjmowaniem środków w formie depozytów do późniejszych rozliczeń o charakterze finansowym.
4.5. W przypadku usług niestandardowych, obejmujących rozbudowaną personalizację scenografii, dodatkowe elementy techniczne lub rozszerzone przygotowanie kreatywne, mogą zostać naliczone dodatkowe opłaty, każdorazowo komunikowane Klientowi przed akceptacją finalnej oferty.
4.6. Wszelkie rozliczenia mają charakter wynagrodzenia za usługę eventową, nie stanowią formy uczestnictwa w jakimkolwiek systemie zakładów, losowań czy obietnic zysków.
5. Zmiany, odwołanie i zwroty
5.1. Klient ma prawo wystąpić do Organizatora z wnioskiem o wprowadzenie zmian w zarezerwowanym wydarzeniu, w szczególności w zakresie daty, liczby uczestników, miejsca realizacji lub konfiguracji atrakcji.
5.2. Możliwość wprowadzenia zmian zależy od dostępności terminu oraz zasobów Organizatora i może wiązać się z aktualizacją wyceny. Każda zmiana wymaga potwierdzenia przez Organizatora w formie umożliwiającej jej utrwalenie.
5.3. Klient może odwołać wydarzenie na zasadach określonych w Umowie lub ofercie. Organizator zastrzega sobie prawo do zatrzymania całości lub części wpłaconej zaliczki, w szczególności w przypadku odwołania w krótkim terminie przed planowaną datą realizacji, gdy poniesione zostały już koszty przygotowawcze.
5.4. Szczegółowe terminy bezkosztowego odwołania lub zmiany rezerwacji oraz ewentualne opłaty manipulacyjne są każdorazowo komunikowane Klientowi na etapie oferty.
5.5. W przypadku odwołania wydarzenia z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Organizatora, Klientowi przysługuje zwrot wpłaconych środków w pełnej wysokości lub – za zgodą Klienta – przeniesienie terminu na inną datę.
5.6. Jeżeli realizacja wydarzenia staje się niemożliwa lub znacząco utrudniona z przyczyn niezależnych od stron (np. siła wyższa, zakazy organizacji zgromadzeń), strony podejmą starania w celu ustalenia nowego terminu lub modyfikacji formuły wydarzenia. Zasady zwrotów ustalane są wówczas indywidualnie, z uwzględnieniem faktycznie poniesionych kosztów.
6. Bezpieczeństwo i uczestnictwo
6.1. Organizator przykłada szczególną wagę do bezpieczeństwa uczestników, zarówno w obszarze organizacyjnym, jak i w zakresie scenografii, sprzętu oraz formy prowadzenia atrakcji.
6.2. Klient zobowiązany jest do zapewnienia, aby uczestnicy wydarzenia stosowali się do poleceń prowadzących i obsługi technicznej, w szczególności w odniesieniu do zasad bezpiecznego korzystania z przygotowanych stanowisk, elementów dekoracyjnych oraz oświetlenia.
6.3. Organizator nie dopuszcza prowadzenia podczas wydarzeń jakichkolwiek aktywności o charakterze finansowym powiązanych z wynikami atrakcji. Żetony, punkty i inne wyróżniki służą wyłącznie zabawie i nie mogą być przedmiotem realnych rozliczeń pieniężnych.
6.4. Klient ponosi odpowiedzialność za zachowanie uczestników wydarzenia, w szczególności za przestrzeganie regulaminu obiektu, zakazów dotyczących spożywania alkoholu w określonych strefach, zasad porządkowych oraz przepisów bezpieczeństwa przeciwpożarowego.
6.5. Organizator ma prawo odmówić uczestnictwa w atrakcjach osobom znajdującym się w stanie wskazującym na znaczne spożycie alkoholu lub innych środków odurzających, jeżeli ich udział mógłby stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa własnego lub innych uczestników.
6.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przedmioty prywatne pozostawione przez uczestników wydarzenia w miejscu realizacji atrakcji.
7. Odpowiedzialność Organizatora
7.1. Organizator ponosi odpowiedzialność za należyte przygotowanie i realizację wydarzeń z zachowaniem profesjonalnego standardu, z uwzględnieniem specyfiki ustalonego scenariusza i warunków lokalowych.
7.2. Odpowiedzialność Organizatora ograniczona jest do rzeczywistych szkód bezpośrednio związanych z realizacją wydarzenia i nie obejmuje utraconych korzyści ani szkód pośrednich.
7.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za sytuacje wynikające z nieprawidłowych lub niepełnych informacji przekazanych przez Klienta, w szczególności dotyczących ograniczeń technicznych obiektu, liczby uczestników czy wewnętrznych regulacji miejsca wydarzenia.
7.4. Wszelkie zastrzeżenia lub reklamacje dotyczące sposobu realizacji wydarzenia powinny zostać zgłoszone Organizatorowi w formie pisemnej lub mailowej nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych od daty zakończenia wydarzenia.
7.5. Reklamacja powinna zawierać opis zastrzeżeń, wskazanie daty wydarzenia, dane Klienta oraz propozycję oczekiwanego sposobu rozwiązania sprawy. Organizator zobowiązuje się do udzielenia odpowiedzi w możliwie najkrótszym terminie, nie dłuższym jednak niż 30 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.
7.6. Odpowiedzialność Organizatora jest wyłączona w zakresie, w jakim szkoda powstała w wyniku działania lub zaniechania Klienta bądź uczestników wydarzenia, sprzecznego z przekazanymi instrukcjami lub obowiązującymi przepisami.
8. Prawa autorskie i materiały promocyjne
8.1. Scenariusze wydarzeń, koncepcje kreatywne, rozwiązania scenograficzne, projekty graficzne oraz inne elementy o charakterze twórczym przygotowane przez Organizatora korzystają z ochrony na podstawie przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
8.2. Klient jest uprawniony do korzystania z przygotowanych materiałów w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego wydarzenia, bez prawa do ich samodzielnego modyfikowania, powielania lub wykorzystywania w odrębnych projektach bez uprzedniej zgody Organizatora.
8.3. W trakcie wydarzenia mogą być wykonywane zdjęcia oraz materiały multimedialne prezentujące przebieg atrakcji, scenografię oraz ogólny charakter eventu. Wykonywanie i wykorzystanie takich materiałów przez Klienta odbywa się z poszanowaniem praw uczestników do wizerunku.
8.4. Organizator może zwrócić się do Klienta z prośbą o wyrażenie zgody na wykorzystanie wybranych materiałów zdjęciowych lub multimedialnych z wydarzenia do celów promocyjnych, w tym w portfolio, na stronie internetowej https://kravelonista.com oraz w mediach społecznościowych.
8.5. W przypadku udzielenia zgody przez Klienta, Organizator zobowiązuje się do korzystania z materiałów w sposób nienaruszający dobrego imienia Klienta oraz charakteru wydarzenia, a wizerunek uczestników będzie przetwarzany w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych.
9. Polityka prywatności i dane osobowe
9.1. Administratorem danych osobowych Klientów oraz uczestników wydarzeń jest Organizator. Dane są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
9.2. Dane osobowe przetwarzane są w szczególności w celu: obsługi zapytań ofertowych, przygotowania i realizacji Umów, komunikacji operacyjnej związanej z wydarzeniem, rozliczeń oraz obsługi ewentualnych reklamacji.
9.3. Podanie danych osobowych przez Klienta jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i realizacji Umowy. Zakres wymaganych danych może obejmować m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, dane firmy oraz inne informacje konieczne do prawidłowej organizacji wydarzenia.
9.4. Organizator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu zabezpieczenie danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub naruszeniem ich integralności.
9.5. Osobom, których dane dotyczą, przysługują uprawnienia wynikające z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, a w przypadkach przewidzianych przepisami – prawo do przenoszenia danych i usunięcia danych.
9.6. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych mogą zostać doprecyzowane w odrębnym dokumencie polityki prywatności udostępnianym Klientom, w tym na stronie /privacy-policy/.
10. Postanowienia końcowe
10.1. Komunikacja pomiędzy Klientem a Organizatorem odbywa się w szczególności drogą mailową, telefonicznie lub za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/, chyba że Umowa stanowi inaczej.
10.2. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie znajdują przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
10.3. Wszelkie spory wynikłe na tle zawartych Umów strony w pierwszej kolejności będą starały się rozwiązać polubownie, w drodze negocjacji i wzajemnych uzgodnień, z poszanowaniem charakteru wydarzeń jako rozrywki offline o profilu rekreacyjnym i integracyjnym.
10.4. W przypadku braku możliwości polubownego rozwiązania sporu, spór zostanie poddany rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Organizatora, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
10.5. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, przy czym zmiany nie będą naruszać praw nabytych Klientów w odniesieniu do Umów zawartych przed wejściem zmian w życie.
10.6. Aktualna treść Regulaminu jest dostępna na stronie internetowej Organizatora pod adresem https://kravelonista.com/terms-and-conditions/.
11. Kontakt w sprawach regulaminowych
11.1. Wszelkie pytania, wnioski lub skargi związane z treścią i stosowaniem niniejszego Regulaminu można kierować do Organizatora za pośrednictwem następujących kanałów komunikacji:
a) e-mail: adres dedykowany do kontaktu regulaminowego, wskazany na stronie /contact-us/ (formularz kontaktowy lub adres korespondencyjny podany w stopce serwisu).
b) adres korespondencyjny: dane do korespondencji tradycyjnej udostępnione w sekcji kontaktowej na stronie /contact-us/.
11.2. Zgłoszenia dotyczące Regulaminu powinny w miarę możliwości zawierać dane Klienta, opis sprawy oraz wskazanie, czy dotyczy ona konkretnego wydarzenia, czy treści dokumentu jako całości.
11.3. Organizator dołoży starań, aby odpowiedzi na zgłoszenia regulaminowe udzielać bez zbędnej zwłoki, z zachowaniem zasad przejrzystości i profesjonalnej komunikacji.