Polityka prywatności Kravelonista

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Użytkowników jest Kravelonista – agencja eventowa specjalizująca się w organizacji wieczorów tematycznych, pokerowych programów eventowych, ruletkowych atrakcji, blackjacka jako atrakcji, rozrywki offline, wydarzeń firmowych oraz prywatnych eventów na terenie Polski.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw Użytkowników można kontaktować się z Administratorem:

Adres korespondencyjny

Kravelonista, ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa, Polska

Adres e-mail

[email protected]

Formularz kontaktowy

Poprzez formularz dostępny na stronie /contact-us/

Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za kwestie ochrony danych osobowych, z którą można skontaktować się za pośrednictwem powyższych danych kontaktowych, dopisując w temacie wiadomości „Ochrona danych”.

Zakres gromadzonych danych

Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Kravelonista jest uzależniony od sposobu korzystania z serwisu oraz charakteru współpracy eventowej. Co do zasady przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do przygotowania i realizacji wydarzeń oraz komunikacji z Użytkownikami.

W szczególności możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko służbowe,
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, ew. adres korespondencyjny lub adres wydarzenia,
• dane dotyczące samego wydarzenia: preferowany termin, lokalizacja, szacunkowa liczba gości, typ wydarzenia (wydarzenie firmowe, prywatny event, wieczór tematyczny, program pokerowy, ruletkowe atrakcje, blackjack jako atrakcja), dodatkowe oczekiwania dotyczące scenariusza, dekoracji, oświetlenia i form rozrywki offline,
• dane wynikające z korespondencji: treść wiadomości, notatki z przebiegu ustaleń, informacje o udzielonych odpowiedziach,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu i przeglądarce, podstawowe informacje o aktywności w serwisie (np. wyświetlane podstrony, czas wizyty), gromadzone w ramach plików cookies i podobnych technologii, zgodnie z niniejszą Polityką prywatności oraz Polityką plików cookies.

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach jest konieczne do przygotowania oferty, zawarcia umowy lub realizacji wydarzenia. Brak podania niektórych danych może uniemożliwić przedstawienie propozycji eventu lub jego realizację.

Cele i podstawa przetwarzania danych

Dane osobowe Użytkowników mogą być przetwarzane w następujących celach oraz w oparciu o wskazane podstawy prawne:

• Przygotowanie i realizacja wydarzeń offline – w celu przygotowania spersonalizowanej oferty, zawarcia oraz wykonania umowy dotyczącej organizacji wydarzenia (takich jak wieczory tematyczne, pokerowe programy eventowe, ruletkowe atrakcje, blackjack jako atrakcja, wydarzenia firmowe, prywatne eventy), w tym kontaktu organizacyjnego przed, w trakcie i po wydarzeniu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem).
• Komunikacja z Użytkownikami i obsługa zapytań – w celu prowadzenia korespondencji, udzielania odpowiedzi na pytania, przekazywania informacji o możliwościach organizacji eventów, dostępności terminów, charakterze atrakcji, a także w celu obsługi formularzy kontaktowych na stronie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w niektórych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu sprawnej komunikacji z Użytkownikami).
• Realizacja obowiązków prawnych – w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i rachunkowych (np. archiwizacja dokumentów księgowych, rozliczenia z kontrahentami). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze).
• Bezpieczeństwo serwisu i przeciwdziałanie nadużyciom – w celu zapewnienia bezpieczeństwa serwisu internetowego, wykrywania prób nadużyć, ataków, nieuprawnionego dostępu oraz w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa usług).
• Działania analityczne i statystyczne – w ograniczonym zakresie, w celu lepszego zrozumienia sposobu korzystania z serwisu, optymalizacji treści i układu strony oraz poprawy jakości obsługi Użytkowników. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie aktywności Użytkowników). Dane w tym zakresie są w miarę możliwości agregowane i pseudonimizowane.
• Komunikacja marketingowa – wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej zgody, dane mogą być wykorzystane w celu przesyłania informacji o ofercie i nowościach w zakresie usług eventowych Kravelonista, w tym informacji o nowych scenariuszach rozrywki offline, dekoracjach czy formatach wieczorów tematycznych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda Użytkownika). Zgoda może zostać w każdym czasie wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Udostępnianie danych podmiotom trzecim

Administrator może przekazywać dane osobowe wyłącznie podmiotom, które współpracują przy realizacji wydarzeń lub zapewniają obsługę techniczną i organizacyjną serwisu, przy zachowaniu odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przepisami prawa.

W szczególności dane mogą być przekazywane:

• Partnerom i podwykonawcom eventowym – takim jak prowadzący wieczory, hostowie stołów, animatorzy, dostawcy dekoracji, nagłośnienia, oświetlenia oraz inne podmioty techniczne niezbędne do realizacji wydarzeń offline. Dane przekazywane są w zakresie koniecznym do właściwego przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia.
• Podmiotom świadczącym usługi wsparcia technicznego i hostingowego – takim jak dostawcy usług serwerowych, systemów poczty elektronicznej, narzędzi do obsługi formularzy oraz platform komunikacyjnych.
• Doradcom prawnym, podatkowym i księgowym – gdy jest to niezbędne do realizacji obowiązków prawnych, rozliczeń lub dochodzenia roszczeń.
• Organom publicznym – wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, na podstawie stosownego upoważnienia (np. sądy, organy ścigania, organy administracji publicznej).

W przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom zewnętrznym, Administrator zawiera z nimi odpowiednie umowy powierzenia, w których określa zasady bezpieczeństwa, zakres i cel przetwarzania danych. Administrator nie sprzedaje danych osobowych Użytkowników.

Bezpieczeństwo danych

Kravelonista przykłada szczególną wagę do zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych Użytkowników. W tym celu stosowane są środki organizacyjne i techniczne adekwatne do skali i charakteru przetwarzanych danych.

Do najważniejszych stosowanych rozwiązań należą w szczególności:

• stosowanie zabezpieczeń technicznych, w tym środków kryptograficznych, mechanizmów kontroli dostępu oraz aktualizowanego oprogramowania serwerowego,
• ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych w zakresie ochrony danych,
• prowadzenie wewnętrznych procedur dotyczących nadawania i odbierania uprawnień, zasad przetwarzania danych oraz reagowania na potencjalne incydenty bezpieczeństwa,
• regularny przegląd stosowanych środków bezpieczeństwa oraz ich dostosowywanie do aktualnych wymogów prawnych i standardów branżowych.

Mimo stosowania wysokich standardów bezpieczeństwa, korzystanie z sieci Internet zawsze wiąże się z ryzykiem. Administrator podejmuje jednak racjonalne działania, aby ryzyko to maksymalnie ograniczyć.

Prawa osób, których dane dotyczą

Użytkownikom, których dane osobowe są przetwarzane przez Kravelonista, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych – prawo uzyskania informacji, czy dane osobowe są przetwarzane, a jeżeli tak, prawo dostępu do nich oraz otrzymania kopii danych.
• Prawo do sprostowania danych – prawo żądania niezwłocznego sprostowania danych, które są nieprawidłowe, lub ich uzupełnienia, jeżeli są niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – prawo żądania usunięcia danych osobowych, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta lub wniesiono skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych przepisami, np. na czas weryfikacji ich poprawności lub rozpatrywania sprzeciwu.
• Prawo do sprzeciwu – prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą. W przypadku sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane w tych celach, chyba że Administrator wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw.
• Prawo do przenoszenia danych – prawo otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz prawo przesłania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.
• Prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody, Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – prawo zgłoszenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli Użytkownik uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

W celu realizacji swoich praw Użytkownik może skontaktować się z Administratorem przy użyciu danych wskazanych w sekcji „Administrator danych osobowych”. Administrator może zwrócić się z prośbą o podanie dodatkowych informacji pozwalających zweryfikować tożsamość osoby zgłaszającej żądanie.

Czas przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, w których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub uzasadniony potrzebą zabezpieczenia roszczeń.

W szczególności:

• dane związane z przygotowaniem oferty i korespondencją przedsprzedażową są przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia negocjacji oraz przez czas konieczny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń wynikających z tych ustaleń,
• dane związane z realizacją zawartej umowy dotyczącej organizacji wydarzenia są przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń oraz czas wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. w celach marketingowych) są przechowywane do momentu wycofania zgody lub sprzeciwu wobec przetwarzania,
• dane techniczne i statystyczne związane z korzystaniem z serwisu są przechowywane przez okres wynikający z ustawień wykorzystanych narzędzi analitycznych i cookies, a następnie są anonimizowane lub usuwane.

Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są trwale usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację Użytkownika.

Pliki cookies i technologie śledzące

Serwis Kravelonista wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (np. lokalne magazyny przeglądarki) w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony, poprawy komfortu korzystania z serwisu oraz prowadzenia ograniczonych analiz statystycznych.

Pliki cookies to niewielkie informacje tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika (np. komputerze, smartfonie) podczas odwiedzania serwisu. Cookies mogą być odczytywane przez system serwisu oraz przez systemy należące do podmiotów trzecich, z których usług korzysta Administrator.

W ramach serwisu mogą być stosowane w szczególności następujące kategorie cookies:

• Cookies niezbędne – umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie serwisu, w tym obsługę nawigacji, formularzy kontaktowych, podstawowych ustawień i preferencji Użytkownika. Ich wyłączenie może utrudnić korzystanie z serwisu.
• Cookies funkcjonalne – pozwalają zapamiętać wybrane ustawienia (np. preferencje językowe, decyzje dotyczące banera cookies), poprawiając wygodę korzystania z serwisu.
• Cookies analityczne – służą do zbierania anonimowych informacji statystycznych o sposobie korzystania z serwisu, co umożliwia jego optymalizację. Dane te są co do zasady agregowane i nie umożliwiają bezpośredniej identyfikacji Użytkownika.

Podczas pierwszej wizyty w serwisie Użytkownik może wyrazić zgodę na wykorzystywanie poszczególnych kategorii plików cookies za pośrednictwem banera informacyjnego. Zgoda może zostać w każdym czasie zmieniona lub wycofana poprzez zmianę ustawień przeglądarki lub preferencji cookies (o ile serwis udostępnia odpowiedni panel zarządzania).

Użytkownik ma również możliwość samodzielnego zarządzania plikami cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej, w tym ich blokowania lub usuwania. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies, ich rodzajach, czasie przechowywania oraz możliwościach zarządzania nimi znajdują się w odrębnym dokumencie Polityka plików cookies, dostępnym na stronie /cookie-policy/.

Zmiany w polityce prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych lub usług świadczonych drogą elektroniczną,
• wprowadzenia nowych usług lub funkcjonalności w serwisie, w tym nowych form rozrywki offline lub scenariuszy wydarzeń,
• zmian organizacyjnych po stronie Administratora, które wpływają na zakres lub sposób przetwarzania danych.

O istotnych zmianach w treści Polityki prywatności Administrator będzie informował poprzez umieszczenie zaktualizowanej wersji dokumentu na stronie serwisu wraz z odpowiednim oznaczeniem daty aktualizacji. W uzasadnionych przypadkach Użytkownicy mogą zostać poinformowani o zmianach również w inny, widoczny sposób (np. poprzez komunikat na stronie głównej lub wiadomość e-mail).

Dalsze korzystanie z serwisu po wejściu w życie zmian Polityki prywatności oznacza zapoznanie się z ich treścią. W przypadku wątpliwości dotyczących treści dokumentu Użytkownik może skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem strony /contact-us/.